在上一篇文章曾提到，想要提高工作效率需要靠「妥善整理資料」加上「正確地執行」，才不會被持續增加的事務壓垮。而在執行任務這方面，大家最熟悉的肯定就是「待辦清單」了！
我們都知道待辦清單的好處，它能夠幫助我們掌控工作時間、更有效率地做事，然而知道歸知道，真正執行起來可能就不是這麼一回事了。多數時候，我們手上的清單越列越長、事情好像永遠做不完，多數任務被延到隔天（甚至無限延期），最後乾脆待辦清單也不用了，直接回歸最原始的大腦記憶。
你對上述的情況很熟悉嗎？別擔心！今天的內容會告訴你：待辦清單的真正目的，以及多數人在列清單時的常見錯誤，並教你如何運用「TickTick」這套工具，在 5 步驟內打造真正有效的待辦清單！
快跟著我一步一步操作吧！
為什麼要列清單？待辦清單的目的 ＆ 常見錯誤
我們會使用待辦清單，不外乎是希望能節省時間、高效率地工作，因此待辦清單的真正目的，就是幫助我們把注意力集中在「重要」的任務上，確保我們能在正確的時間完成正確的事情。然而《一流工作者都在用的待辦清單》一書曾提到，多數人在列清單時都會犯以下錯誤：
- 定義廣泛：大型專案沒有被適度拆解，不知道從何開始
- 缺少期限：因為沒有設定截止日期，導致任務被不斷拖延甚至無端終止
- 缺少分類：所有任務被雜亂無章地放在一起，不知道如何選擇
你是否也有以上的「症狀」呢？接下來就用「TickTick」重新整頓你的待辦清單吧！
TickTick 又叫「滴答清單」，是專門用於待辦清單的工具，可在 iOS、Android 和網頁上同步使用，且免費版的功能完整，包括：
- 建立分層結構：可以替每個專案建立子任務，且不需要查看時可以收合，讓視覺上更簡潔。
- 設定優先等級：可以替任務的重要程度設定優先等級，讓你更聚焦在重要的事情上！
- 設定截止日期：可以設定特定日期，也可以設定多久重複一次
- 設定分類標籤：可以針對不同使用情境、地點設定標籤，讓你在對的時間做對的事
- 番茄計時：顧名思義就是番茄鐘，幫助你更專注於工作
- 習慣打卡：這是我超超超喜歡的功能！它可以記錄你想培養的習慣，包括運動、甚至是紀錄每日喝水量，而且會用圖表顯示你的每月完成率（不過免費版只能紀錄 5 個習慣哦）
如何用 TickTick 規劃待辦清單？
Step 1：區分當前任務
上述提到，待辦清單的目的是為了讓你能聚焦在「重要」的事情上，因此把「當前任務」和「其他事項」分開來是非常重要的一件事！那麼該如何區分呢？你可以參考我的分類再根據自己的需求加以調整：
- 收集箱：可以在 10 分鐘內完成的「微型任務」不會放在你的每日清單裡，因為它們會讓你的清單變得雜亂無章，因此統一集中在這裡，當你有多餘的時間時，再從裡面挑選一些來批次處理即可。
- 當前任務：分為「工作」與「生活」兩大類，裡面會放目前正在執行的「大型專案」。例如：
- 工作：客戶 A 的設計案、客戶 B 的諮詢案、內容創作企劃、舉辦線下講座⋯⋯等等。
- 生活：和家人的日本小旅行、改造房間、大掃除⋯⋯等等。
- 未來清單：上一篇文章裡有提到，未來清單、願望都應該放在資料庫和當前任務做區隔，但如果你覺得每次回顧時都要打開資料庫看不太方便，也可以放在這裡，只要記得為它設置一個清單即可。你在工作期間不會使用到這個清單，只有在進行每週或每月回顧時才會參考它，看是不是有新的專案想開展、並移到當前任務。
- 習慣打卡：為每天都會重複的例行公事、想培養的習慣設置「打卡」區，避免和「當前任務」混淆。
Step 2：拆解專案步驟
還記得放進當前任務裡的「工作」或「生活」專案嗎？當我們面對一個大型專案時，很容易不知道要從哪裡開始做起，甚至因為任務看起來太大了，忍不住一直拖延，因此，我們要將專案拆解成一個個可以執行的行動（如下圖）。
Step 3：設定截止日期
為每個任務設定截止日期，可以幫助我們集中注意力在重要的事務上，而且在往後的流程上也會更輕鬆而聚焦！
為什麼這麼說呢？因為 TickTick 有設置「今天」和「未來 7 天」的分類，事先設定日期意味著：我們在開啟一天的工作時只需要看「今天」裡有哪些事要做即可，不用在浪費時間從眾多清單中挑選今天要做的事，因為你已經事先規劃好了！除此之外，如果你的任務是每週、每月或每年都需要重複的，TickTick 也可以設置重複的時間與頻率。
但如果你是一個害怕被時間綁住的人，其實也不用太擔心，因為日期並不是不能改變，它還是可以根據任務的優先順序和緊迫程度來做調整，只要記住：設定截止日期的目的在於激勵你去完成任務，而不是只把它當成願望清單而已。
Step 4：設定情境標籤
為了讓待辦清單更符合「在對的時間做對的事」這點，我們需要為每個任務設定情境標籤，你可以根據「地點」或「活動類型」來分類。例如：
- 活動類型：分析型的工作、創造型的工作、無需動腦的工作、會議、外出辦事、 閱讀／檢視、等待中（需要等他人回覆訊息的事）
- 地點：在辦公室、在家裡、任何地點、用電腦、用手機
Step 5：進行每週回顧
最後，就是最重要的每週回顧了！它是維持一個好的待辦清單系統不可或缺的關鍵，這決定你是否能成功追蹤需要做的事，抑或讓這些事情一直被遺忘。該如何進行每週回顧？有以下幾個基本步驟：
- 收集所有待辦清單：寫下腦海裡的所有任務與專案，並將新專案拆解成小任務；整理電子信箱，看是否有需要回覆的 Email，將他們紀錄下來（這部分我結合 GTD 裡暫存收件匣的概念：直接開一個每週回顧的分類，裡面放後來新增、待整理的清單或靈感，來取代原先的備忘錄）
- 將任務放到對應的類別：收集箱（批次處理）、當前任務（工作／生活）、未來清單
- 為每個任務設定情境標籤（創造性／用手機／用電腦／會議）與截止日期，同時留意重要且緊急的任務，為它們設定優先等級
- 查看「未來 7 天」裡的事項：是否都有根據可用的時間分配適量任務？有沒有哪幾天是空閒、卻忘記安排任務的？或是有哪幾天任務太多，一看就知道做不完的？請將它們做調整。
時間管理系統是用來支援你的目標，而非支配你的生活
不知道你有沒有碰過這樣的情況：嘗試過非常多時間管理方法、用過許多生產力工具，卻常常因為系統過於複雜、難以維護，或是為了學新工具耗費太多時間，最後不僅不了了之，還阻礙了個人生產力？
這是因為，當我們太過專注於「方法」時，往往會忘記一件最重要的事，那就是：任何時間管理系統的目標都應該是為了提高你的效率，然後讓你的生活更易於管理；它們應該是用來支援你、幫助你完成重要的事情、讓你更接近理想的目標，而不是用來支配你的生活。
因此，不要太執著於方法，如果別人介紹的方法或工具對你來說不適用，那麼請換掉它（包括這篇文章），不要被單一系統侷限，而是應該尋找並建立真正適合你的時間管理系統。
願我們都能善用工具與方法，更有效地管理自己的事業與生活 🙂
