事情永遠做不完?用 TickTick 五步驟完美改造你的待辦清單!

上一篇文章曾提到,想要提高工作效率需要靠「妥善整理資料」加上「正確地執行」,才不會被持續增加的事務壓垮。而在執行任務這方面,大家最熟悉的肯定就是「待辦清單」了!

我們都知道待辦清單的好處,它能夠幫助我們掌控工作時間、更有效率地做事,然而知道歸知道,真正執行起來可能就不是這麼一回事了。多數時候,我們手上的清單越列越長、事情好像永遠做不完,多數任務被延到隔天(甚至無限延期),最後乾脆待辦清單也不用了,直接回歸最原始的大腦記憶🤣

你對上述的情況很熟悉嗎?別擔心!今天的內容會告訴你:待辦清單的真正目的,以及多數人在列清單時的常見錯誤,並教你如何運用「TickTick」這套工具,在 5 步驟內打造真正有效的待辦清單

快跟著我一步一步操作吧!


為什麼要列清單?待辦清單的目的&常見錯誤

我們會使用待辦清單,不外乎是希望能節省時間、高效率地工作,因此待辦清單的真正目的,就是幫助我們把注意力集中在「重要」的任務上,確保我們能在正確的時間完成正確的事情。然而《一流工作者都在用的待辦清單》一書曾提到,多數人在列清單時都會犯以下錯誤:

  • 定義廣泛:大型專案沒有被適度拆解,不知道從何開始
  • 缺少期限:因為沒有設定截止日期,導致任務被不斷拖延甚至無端終止
  • 缺少分類:所有任務被雜亂無章地放在一起,不知道如何選擇

你是否也有以上的「症狀」呢?接下來就用「TickTick」重新整頓你的待辦清單吧!


如何用 TickTick 打造完美的待辦清單?

TickTick 又叫「滴答清單」,是專門用於待辦清單的工具,可在 iOS、Android 和網頁上同步使用,且免費版的功能完整,包括:

  • 建立分層結構:可以替每個專案建立子任務,且不需要查看時可以收合,讓視覺上更簡潔。
  • 設定優先等級:可以替任務的重要程度設定優先等級,讓你更聚焦在重要的事情上!
  • 設定截止日期:可以設定特定日期,也可以設定多久重複一次
  • 設定分類標籤:可以針對不同使用情境、地點設定標籤,讓你在對的時間做對的事
  • 番茄計時:顧名思義就是番茄鐘,幫助你更專注於工作
  • 習慣打卡:這是我超超超喜歡的功能!它可以記錄你想培養的習慣,包括運動、甚至是紀錄每日喝水量,而且會用圖表顯示你的每月完成率(不過免費版只能紀錄 5 個習慣哦)

那麼究竟要如何用 TickTick 規劃待辦清單呢?有 5 個步驟:

#1 區分當前任務

上述提到,待辦清單的目的是為了讓你能聚焦在「重要」的事情上,因此把「當前任務」和「其他事項」分開來是非常重要的一件事!那麼該如何區分呢?你可以參考我的分類再根據自己的需求加以調整:

  • 收集箱:可以在 10 分鐘內完成的「微型任務」不會放在你的每日清單裡,因為它們會讓你的清單變得雜亂無章,因此統一集中在這裡,當你有多餘的時間時,再從裡面挑選一些來批次處理即可。
  • 當前任務:分為「工作」與「生活」兩大類,裡面會放目前正在執行的「大型專案」。例如:工作:客戶 A 的設計案、客戶 B 的諮詢案、內容創作企劃、舉辦線下講座⋯⋯等等。生活:和家人的花東小旅行、改造房間、大掃除⋯⋯等等。
  • 未來清單:上一篇文章裡有提到,未來清單、願望都應該放在資料庫和當前任務做區隔,但如果你覺得每次回顧時都要打開資料庫看不太方便,也可以放在這裡,只要記得為它設置一個清單即可。你在工作期間不會使用到這個清單,只有在進行每週或每月回顧時才會參考它,看是不是有新的專案想開展、並移到當前任務。習慣打卡:為每天都會重複的例行公事、想培養的習慣設置「打卡」區,避免和「當前任務」混淆。

#2 拆解專案步驟

還記得放進當前任務裡的「工作」或「生活」專案嗎?當我們面對一個大型專案時,很容易不知道要從哪裡開始做起,甚至因為任務看起來太大了,忍不住一直拖延,因此,我們要將專案拆解成一個個可以執行的行動(如下圖)。

#3 設定截止日期

為每個任務設定截止日期,可以幫助我們集中注意力在重要的事務上,而且在往後的流程上也會更輕鬆而聚焦!

為什麼這麼說呢?因為 TickTick 有設置「今天」和「未來 7 天」的分類,事先設定日期意味著:我們在開啟一天的工作時只需要看「今天」裡有哪些事要做即可,不用在浪費時間從眾多清單中挑選今天要做的事,因為你已經事先規劃好了!除此之外,如果你的任務是每週、每月或每年都需要重複的,TickTick 也可以設置重複的時間與頻率。

但如果你是一個害怕被時間綁住的人,其實也不用太擔心,因為日期並不是不能改變,它還是可以根據任務的優先順序和緊迫程度來做調整,只要記住:設定截止日期的目的在於激勵你去完成任務,而不是只把它當成願望清單而已。

#4 設定情境標籤

為了讓待辦清單更符合「在對的時間做對的事」這點,我們需要為每個任務設定情境標籤,你可以根據「地點」或「活動類型」來分類。例如:

  • 活動類型:分析型的工作、創造型的工作、無需動腦的工作、會議、外出辦事、 閱讀/檢視、等待中(需要等他人回覆訊息的事)
  • 地點:在辦公室、在家裡、任何地點、用電腦、用手機

#5 進行每週回顧

最後,就是最重要的每週回顧了!它是維持一個好的待辦清單系統不可或缺的關鍵,這決定你是否能成功追蹤需要做的事,抑或讓這些事情一直被遺忘。該如何進行每週回顧?有以下幾個基本步驟:

  1. 收集所有待辦清單:寫下腦海裡的所有任務與專案,並將新專案拆解成小任務;整理電子信箱,看是否有需要回覆的 Email,將他們紀錄下來(這部分我結合 GTD 裡暫存收件匣的概念:直接開一個每週回顧的分類,裡面放後來新增、待整理的清單或靈感,來取代原先的備忘錄)
  2. 將任務放到對應的類別:收集箱(批次處理)、當前任務(工作/生活)、未來清單
  3. 為每個任務設定情境標籤(創造性/用手機/用電腦/會議)與截止日期,同時留意重要且緊急的任務,為它們設定優先等級
  4. 查看「未來 7 天」裡的事項:是否都有根據可用的時間分配適量任務?有沒有哪幾天是空閒、卻忘記安排任務的?或是有哪幾天任務太多,一看就知道做不完的?請將它們做調整。

總結:時間管理系統是用來支援你的目標,而非支配你的生活

不知道你有沒有碰過這樣的情況:嘗試過非常多時間管理方法、用過許多生產力工具,卻常常因為系統過於複雜、難以維護,或是為了學新工具耗費太多時間,最後不僅不了了之,還阻礙了個人生產力?

這是因為,當我們太過專注於「方法」時,往往會忘記一件最重要的事,那就是:任何時間管理系統的目標都應該是為了提高你的效率,然後讓你的生活更易於管理;它們應該是用來支援你、幫助你完成重要的事情、讓你更接近理想的目標,而不是用來支配你的生活。

因此,不要太執著於方法,如果別人介紹的方法或工具對你來說不適用,那麼請換掉它(包括這篇文章),不要被單一系統侷限,而是應該尋找並建立真正適合你的時間管理系統。

願我們都能善用工具與方法,更有效地管理自己的事業與生活:)

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