善用 GTD，用五步驟搞定你的工作效率！

生活平衡

2/28/2021

你一直希望能將事情有條理地安排妥當、按部就班地執行，卻常常有一種「雜亂無章、不知道從何開始」的困擾嗎？又或是腦海總塞滿各種想法、待會要處理的任務、以及需要暫時記住的事情，卻因為老是忘東忘西而倍感焦慮？

多數時候，我們會有「被太多事情壓垮」的感受，是因為工作的「流程」出了問題：事情接踵而來時沒有妥善安放，於是事後必須花更多時間整理，才能從雜亂中挑出當下需要做的事情，而這也直接影響了我們的工作效率。

那麼該如何改善自己的流程系統、更有效率的做事呢？今天的內容會分享《搞定 GTD》這本書提到的 5 步驟技巧、我實行的過程與工具，並附上免費檢查表，讓你能在自主練習時能更輕鬆地執行哦！

那我們就馬上開始吧！

何謂 GTD 五步驟？

GTD 全名為 Getting Things Done，是一套處理事情的方法，幫助你在面對各種事務時，能根據 SOP 做妥善安排。整個流程有 5 個步驟，如下：

捕捉：蒐集所有吸引我們注意力的事項。
理清：辨別每件事的意義、預期結果與可執行的最小行動。
整理：整理需要延後執行的事項。
執行：決定在什麼情況下要採取什麼行動。
回顧：每週檢視、收集與處理所有雜事，並安排下週要處理的事項

也許你覺得光看這些有點難以理解？沒關係，我當初看這本書時也因為內容講得比較多而細，還反覆嘗試幾次才找到自己的方法和工具 XD 所以，接下來我會和你分享我的操作過程，以及我用到哪些工具！但在開始之前，有幾點說明：

工具每年都會推陳出新，但基礎觀念不會有太大更動，因此如果我分享的工具你不習慣，歡迎使用適合你自己的工具哦：）
書中建議，在執行這個方法時應刻意挪出空檔、安排完整的時間（我自己是在週末進行），才能避免整理到一半又必須中斷去做其他事的情況，也比較能進下心來處理。

我如何整理與執行？

STEP 1：捕捉

將所有待辦事項、腦海中的想法、四散在各處的臨時筆記、隨手記在紙上的會議邀約、隨意寫在筆記本的參考資料⋯⋯等等，都先暫存起來。

使用工具：暫時存放的資料夾、記事本或備忘錄（我是使用手機和電腦同步的備忘錄）

STEP 2：理清

釐清放在暫存備忘錄的事情，你可以思考：

這件事情的意義與目的性為何？是否有執行或存放的必要？
- 如果沒有：請丟棄（例如：根本就不會用到的名片）
- 如果有：繼續下一步
剩下的事情是需要執行的項目，或只是參考資料
- 參考資料：請放置一旁，待會整理（例如未來想做的事、閱讀筆記）
- 可行動項目：繼續下一步
這些可行動項目，能在當下「 2 分鐘內」行動嗎？
- 如果可以：請立即執行，並在執行過後於備忘錄上刪除（例如：回覆不太重要的 Email）
- 如果不行：請決定是否需要「委派他人」或「延遲處理」，並進入下一階段。

STEP 3：整理

整理上一階段留下來的事務，包括要存放的參考資料、要委託他人的事情、需要安排時間處理的專案⋯等等。（這部分我花滿多時間在思考這些資料到底要怎麼分類，比如：行事曆只放會議／講座等活動、TickTick 專門放每天要處理得待辦事項、Notion 作為檔案庫，專門存放參考資料、財務報表、閱讀筆記等等）

使用工具：行事曆（Google Calendar）、待辦事項（TickTick app）、資料庫（Notion）

A. 行事曆（Google Calendar）

只記載有特定日期和時間的事項或會議、絕對要做或必須知道的提醒（例如：這個禮拜五晚上 7:00 和小花有約、禮拜一晚上 6:00 要記得搶演唱會的票），不記載當天要做但沒有明確時間的待辦事項，或其他不重要的事情，以確保行事曆的重要性。

B. 待辦事項（Tick Tick）

需要盡快處理、但沒有規定時間的事項，或是近期在執行的專案。你可以跟著這篇文章一起操作：事情永遠做不完？用 TickTick 五步驟完美改造你的待辦清單！

Ｃ. 資料庫（Notion）

存放近期專案用的參考資料、不太需要檢視的資訊、未來才要執行的計畫等等。

資料庫我使用的是 Notion，原因在於：我比較偏好「All in one」的軟體，可以在同一個軟體裡，根據不同資料的特性選擇要用適合的格式（意思是我終於不用再 Trello + Googlesheet + 記事本或其他軟體了！感動😭 ）加上它免費版的容量很多，而且因為是儲存在網站上的關係，手機和電腦可以隨時同步！關於 Notion 的教學網路上有滿多的，可以找找看唷：）

STEP 4：執行

當你整理完以上所有資料後，每件事情應該都已經去到它該去的地方——行事曆上有既定的聚會、待辦事項上有近期要做的事情、等待清單中有需要等待他人回覆的事項、資料庫則存放各種不需要行動的參考資料。

接下來，就是日常的「執行」了！當有一大堆待辦事項（甚至臨時有突發狀況）要做時，我們該如何做出迅速且適當的抉擇？你可以根據以下情況行動：

判別工作類別與優先順序：判斷要處理的，是事先就已安排好的任務、突發事件，還是需要界定的事項（例如：清空收件夾、整理會議筆記、或拆解專案的執行步驟）？再根據事情的重要與緊急程度決定優先順序。
根據自身情況決定：例如目前的情境（現在手邊有哪些工具？是否需要外出？）、可用時間（執行任務所需的時間是 10 分鐘還是 1 小時？）、可用精力（我目前的能量狀態適合聯繫客戶嗎？或更適合打給航空公司更改班機、整理書桌抽屜等小事？）

STEP 5：回顧

儘管你在上個週末已經整理好自己的系統，但過一個禮拜之後，你的備忘錄裡有很大的機率又堆滿許多待整理的事情，而這時「回顧」就很重要了！因此，我們需要每週安排一天檢視與整理累積的事項（我通常排在禮拜日），過程如下：

收集與清理：整理放了備忘錄裡新暫存的資料、清空大腦思緒，將所有新專案、行動項目、等待事項、未來事項或其他未捕捉的東西都列入清單裡。
檢視行事曆與待辦事項：這週要完成的事情是否都已完成？下週有沒有需要事先知道的會議？等待清單裡是否有需要追蹤的項目？專案是否如期進行？
更新事項：檢視其他清單或參考資料，是否有近期想啟動的專案？有沒有某些參考素材需要和專案清單放一起？

看完以上內容，你是否也迫不及待想趕快執行自己的 GTD 系統了呢？快跟著流程圖一起操作吧！