善用 GTD,用五步驟搞定你的工作效率!(含免費檢查表)

你一直希望能將事情有條理地安排妥當、按部就班地執行,卻常常有一種「雜亂無章、不知道從何開始」的困擾嗎?又或是腦海總塞滿各種想法、待會要處理的任務、以及需要暫時記住的事情,卻因為老是忘東忘西而倍感焦慮?

多數時候,我們會有「被太多事情壓垮」的感受,是因為工作的「流程」出了問題:事情接踵而來時沒有妥善安放,於是事後必須花更多時間整理,才能從雜亂中挑出當下需要做的事情,而這也直接影響了我們的工作效率。

那麼該如何改善自己的流程系統、更有效率的做事呢?今天的內容會分享《搞定 GTD》這本書提到的 5 步驟技巧、我實行的過程與工具,並附上免費檢查表,讓你能在自主練習時能更輕鬆地執行哦!

那我們就馬上開始吧!


何謂 GTD 五步驟?

GTD 全名為 Getting Things Done,是一套處理事情的方法,幫助你在面對各種事務時,能根據 SOP 做妥善安排。整個流程有 5 個步驟,如下:

  • 捕捉:蒐集所有吸引我們注意力的事項。
  • 理清:辨別每件事的意義、預期結果與可執行的最小行動。
  • 整理:整理需要延後執行的事項。
  • 執行:決定在什麼情況下要採取什麼行動。
  • 回顧:每週檢視、收集與處理所有雜事,並安排下週要處理的事項

也許你覺得光看這些有點難以理解?沒關係,我當初看這本書時也因為內容講得比較多而細,還反覆嘗試幾次才找到自己的方法和工具 XD 所以,接下來我會和你分享我的操作過程,以及我用到哪些工具!但在開始之前,有幾點說明:

◾ 工具每年都會推陳出新,但基礎觀念不會有太大更動,因此如果我分享的工具你不習慣,歡迎使用適合你自己的工具哦 🙂

◾ 書中建議,在執行這個方法時應刻意挪出空檔、安排完整的時間(我自己是在週末進行),才能避免整理到一半又必須中斷去做其他事的情況,也比較能進下心來處理。 

我如何整理與執行?

STEP 1:捕捉

將所有待辦事項、腦海中的想法、四散在各處的臨時筆記、隨手記在紙上的會議邀約、隨意寫在筆記本的參考資料⋯⋯等等,都先暫存起來。

使用工具:暫時存放的資料夾、記事本或備忘錄(我是使用手機和電腦同步的備忘錄)

STEP 2:理清

釐清放在暫存備忘錄的事情,你可以思考:

  1. 這件事情的意義與目的性為何?是否有執行或存放的必要?
    • 如果沒有:請丟棄(例如:根本就不會用到的名片)
    • 如果有:繼續下一步
  2. 剩下的事情是需要執行的項目,或只是參考資料
    • 參考資料:請放置一旁,待會整理(例如未來想做的事、閱讀筆記)
    • 可行動項目:繼續下一步
  3. 這些可行動項目,能在當下「 2 分鐘內」行動嗎?
    • 如果可以:請立即執行,並在執行過後於備忘錄上刪除(例如:回覆不太重要的 Email)
    • 如果不行:請決定是否需要「委派他人」或「延遲處理」,並進入下一階段。

STEP 3:整理

整理上一階段留下來的事務,包括要存放的參考資料、要委託他人的事情、需要安排時間處理的專案⋯等等。(這部分我花滿多時間在思考這些資料到底要怎麼分類哈哈,下面也會一併附上我自己的分類清單,希望能夠幫助到你!當然,你也可以根據自己的需求調整唷 🙂)

使用工具:行事曆(Google Calendar)、待辦事項(Reminder APP)、資料庫(Notion

#行事曆(Google Calendar)

只記載有特定日期和時間的事項或會議、絕對要做或必須知道的提醒(例如:這個禮拜五晚上 7:00 和小花有約、禮拜一晚上 6:00 要記得搶演唱會的票),不記載當天要做但沒有明確時間的待辦事項,或其他不重要的事情,以確保行事曆的重要性。

↑ 行事曆上只標註最重要的事項

#待辦事項(Reminder APP

需要盡快處理、但沒有規定時間的事項,或是近期在執行的專案。我的待辦事項有以下分類:

這邊介紹的是 Reminder APP,它是 iOS 內建的工具,可以在主要任務下建立子項目,操作簡單易懂。但如果你想使用功能更強大的待辦清單工具,我也超級推薦「TickTick」,你可以跟著下方文章一起打造你的待辦清單!

延伸閱讀:事情永遠做不完?用 TickTick 五步驟完美改造你的待辦清單!

#資料庫(Notion

存放近期專案用的參考資料、不太需要檢視的資訊、未來才要執行的計畫等等。我的資料庫有以下分類:

資料庫我使用的是 Notion,原因在於:我比較偏好「All in one」的軟體,可以在同一個軟體裡,根據不同資料的特性選擇要用適合的格式(意思是我終於不用再 Trello + Googlesheet + 記事本或其他軟體了!感動 😭)加上它免費版的容量很多,而且因為是儲存在網站上的關係,手機和電腦可以隨時同步!關於 Notion 的教學網路上有滿多的,可以找找看唷:)

STEP 4:執行

當你整理完以上所有資料後,每件事情應該都已經去到它該去的地方——行事曆上有既定的聚會、待辦事項上有近期要做的事情、等待清單中有需要等待他人回覆的事項、資料庫則存放各種不需要行動的參考資料。

接下來,就是日常的「執行」了!當有一大堆待辦事項(甚至臨時有突發狀況)要做時,我們該如何做出迅速且適當的抉擇?你可以根據以下情況行動:

  • 判別工作類別與優先順序:判斷要處理的,是事先就已安排好的任務、突發事件,還是需要界定的事項(例如:清空收件夾、整理會議筆記、或拆解專案的執行步驟)?再根據事情的重要與緊急程度決定優先順序。
  • 根據自身情況決定:例如目前的情境(現在手邊有哪些工具?是否需要外出?)、可用時間(執行任務所需的時間是 10 分鐘還是 1 小時?)、可用精力(我目前的能量狀態適合聯繫客戶嗎?或更適合打給航空公司更改班機、整理書桌抽屜等小事?)

STEP 5:回顧

儘管你在上個週末已經整理好自己的系統,但過一個禮拜之後,你的備忘錄裡有很大的機率又堆滿許多待整理的事情,而這時「回顧」就很重要了!因此,我們需要每週安排一天檢視與整理累積的事項(我通常排在禮拜日),過程如下:

  • 收集與清理:整理放了備忘錄裡新暫存的資料、清空大腦思緒,將所有新專案、行動項目、等待事項、未來事項或其他未捕捉的東西都列入清單裡。
  • 檢視行事曆與待辦事項:這週要完成的事情是否都已完成?下週有沒有需要事先知道的會議?等待清單裡是否有需要追蹤的項目?專案是否如期進行?
  • 更新事項:檢視其他清單或參考資料,是否有近期想啟動的專案?有沒有某些參考素材需要和專案清單放一起?

看完以上內容,你是否也迫不及待想趕快執行自己的 GTD 系統了呢?

趕快下載免費檢查表,一步步打造更有效率的工作流程吧!

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